Nesta webaula vamos compreender os conceitos vinculados à modelagem de processos de negócios, a notação BPMN (Business Process Modeling Notation) e seus elementos que são utilizados para formar o desenho de processos de negócio, a cadeia de valores, o fluxo de trabalho e documentação de processos de negócio.
Modelagem, segundo o dicionário Michaelis (2020), significa ato ou resultado de modelar e aplicada ao campo da informática trata da criação de modelos. Podemos entender esses modelos como representações em escala reduzida, isto é, a simplificação de algo real.
Processo de negócio é traduzido como uma sequência de atividades executadas para atingir um objetivo (resultado) que agregue valor ao cliente.
A modelagem pode acontecer por meio de uma representação simples, que é composta por uma quantidade de elementos e áreas de negócio reduzidas, ou complexa, com uma grande quantidade dos mais variados elementos e com muitas
áreas envolvidas. Os modelos podem ser matemáticos, gráficos, descritivos ou uma combinação de alguns ou de todos, e são utilizados para organizar, aprender, prever, medir, explicar, verificar e controlar (ABPMP, 2013).
Motivos para realizar o processo de modelagem:
Melhorar processos
Avaliar e redesenhar processos visando melhor desempenho e atendendo melhor às demandas dos clientes internos/externos.
Eliminar ou automatizar processos
Criar processos mais ágeis e eficazes que permitam custos reduzidos.
Documentar processos
Para que a organização possua informação uniforme e que todos os seus membros, por meio da documentação, possam compreender e realizar as tarefas ou atividades necessárias.
Há diversas técnicas de modelagem, algumas são utilizadas para fins específicos e outras trazem uma aplicação mais ampla, porém as mais difundidas são:
O BPMN atua com diagrama único BPD (Business Process Diagram) que permite desenhar os mais diversos tipos de modelagem de processo (Brocke e Rosemann, 2013).
Dá suporte ao desenvolvimento de softwares e, é uma linguagem de representação gráfica especificada, é independente da metodologia de modelagem de processos adotada, sendo apenas um conjunto de convenções de modelagem (Valle e Oliveira, 2013).
O IDEF permite a modelagem de requisitos para sistemas, as técnicas IDEF0 e IDEF3 são utilizadas para modelagem de processos de negócios.
O EPC visa a modelagem com base no controle de fluxo de atividades e suas dependências. Tem foco essencialmente para descrição de processos.
É uma técnica de fácil compreensão, pois atua com notações mais simples e que podem ser facilmente compreendidas, pode ser utilizado por todos os envolvidos nos processos de negócio e permite modelagem de todo o tipo de processo (compras, vendas, empréstimos, manutenção, distribuição, desenvolvimento de produtos ou serviços, entre outros).
O BPMN se apresenta no formato de linhas paralelas e cada linha representa um papel diferente a ser desenvolvido na realização do trabalho. É composto por elementos básicos e específicos.
Veja a seguir cada um desses elementos.
Os elementos básicos que compõem o BPMN são divididos em atividade, evento, gateway e conectores.
Também é possível verificar o desdobramento das atividades e os subprocessos, são diversos os desdobramentos existentes. No interior de cada elemento há indicações de especificidade do elemento.
O processo é um conjunto de objetos gráficos compostos por tarefas e subprocessos, isto é, ele não é representado por um único elemento, mas um grupo deles.
Subprocessos:
O evento trata algo que ocorre durante o processo de negócio e afeta o fluxo do processo. Há três tipos de eventos: os de início (círculo com contorno claro), os intermediários (círculo duplo), que pode ser utilizado para enviar uma informação, e os de encerramento (círculo com contorno escuro).
Todos os eventos apresentam uma indicação (representação gráfica) no centro do elemento. Nos eventos de início e intermediário essas representações significam os disparadores, e nos eventos de fim são os resultados.
Os gateways são filtros de decisão, eles separam e juntam os fluxos. Caso o fluxo não precise ser controlado não há a necessidade deste elemento.
Tem como caminhos possíveis “sim ou não” em resposta a uma pergunta, portanto trata uma decisão com escolha de apenas uma alternativa.
Depende de uma resposta externa ao processo para determinar o ponto de desvio. Exemplo: uma cotação é enviada a um cliente que pode responder (mensagem) com “sim” ou “não” e com base nesta resposta é
determinado o caminho a ser tomado.
Que depende de mais de uma condição para dar sequência na atividade, ou seja, ele não trabalha com “sim” e “não”, mas com a satisfação de duas ou mais condições para dar andamento na tarefa.
Os conectores servem para dar direção ao fluxo e podem ser divididos em três modalidades: sequência do fluxo, fluxo da mensagem e associação de elementos.
O conceito de swinlanes serve para ajudar a dividir e organizar as atividades e é dividido em: pool (piscina) e lane (raia).
Os artefatos que são elementos que contribuem para que sejam mostradas informações além da estrutura básica do diagrama.
É utilizado para agregar informação ao processo, isto é, trata-se de um conjunto de informações referentes a uma atividade específica, por exemplo, a atividade “emitir pedido” é um documento que possui
uma série de detalhes.
Serve para dar destaque a um grupo de atividades, ou seja, coloca em ênfase um grupo de atividades.
Traz comentários do processo que ajudam a entender a tarefa; mantendo o exemplo da atividade “emitir pedido” teríamos como anotação verificar “impressora para que o pedido seja impresso”.
Para a ABPMP (2013), o modelo de processo é composto por ícones que representam atividades, tarefas, decisões e podem conter informações. Esse modelo de processo pode ser representado por um diagrama, mapa ou modelo.
Retrata apenas os principais elementos do fluxo, porém, não mostra detalhes menores relativos ao fluxo de trabalho. Ele contribui para entender as principais atividades do processo.
Além do conteúdo do diagrama, agrega mais detalhes acerca do processo, mostra os principais componentes do processo e apresenta maior precisão que um diagrama, e agrega mais detalhes acerca dos atores, eventos e
resultados.
Fonte: elaborada pelo autor.
É mais completo, segundo a ABPMP (2013), pois cria uma representação do negócio (atual ou futuro), de todos os envolvidos (pessoas, informação, instalações, automação, finanças e insumos) e dos fatores que afetam
o comportamento do processo.
Fonte: elaborada pelo autor.
O BPMN define e utiliza um único modelo de diagrama, trata-se do Business Process Diagram (BPD), ou o Diagrama de Processo de Negócio (DPN). Ele representa a saída gráfica de um modelo de processos no BPMN e é capaz de retratar diversos tipos de modelagem.
Não se esqueça que o BPMN nada mais é que uma notação evoluída de um fluxograma e que serão utilizados apenas os elementos que se fizerem necessários ao longo do processo de modelagem.
A cadeia de valor é um dos recursos que as organizações utilizam para que consigam manter a vantagem competitiva frente aos concorrentes. As empresas podem possuir uma ou mais cadeias de valor, que representam os processos centrais que definem a empresa, portanto há variação de empresa para empresa. A cadeia de valor depende do alinhamento entre todas as áreas organizacionais para que ocorra viabilidade na realização de todos os processos com a maior eficácia possível.
A cadeia de valor é um elemento primordial para a análise e modelagem de processos de negócio, pois contribui para a compreensão dos objetivos organizacionais e definições de processos primários (principais), de apoio (suporte)
e de gerenciamento.
Ao realizar a modelagem de processos de negócio dentro da cadeia de valores estabelecida pela organização é possível vislumbrar um fluxo de trabalho que entregará ao cliente o valor agregado necessário. O fluxo de trabalho nada mais
é que a consolidação de atividades em uma área funcional com foco em eficiência e a modelagem mostrará o trabalho como um fluxo que descreve o relacionamento de cada atividade com as demais atividades executadas na área funcional
(ABPMP, 2013).
Fonte: adaptado de Valle e Oliveira (2013).
Após a realização de mapeamento e modelagem dos processos será necessário gerar e disponibilizar a documentação necessária às áreas envolvidas em cada processo de negócio. A documentação tem por objetivo permitir a compreensão
do estado atual (as is), bem como subsidiar informações para o diagnóstico que permitam vislumbrar mudanças nos processos (to be).
A documentação de análise permite elucidar uma visão geral do ambiente de negócios, para determinar o motivo pelo qual cada processo existe, registrar os processos mostrando suas interações e subprocessos, demonstrar o fluxo de trabalho (atividades realizadas dentro da área funcional), compreender os requisitos de medição de desempenho, determinar gaps (lacunas) de desempenho nos processos, motivos para que existam essas lacunas, compreensão de regras documentadas e não documentadas que afetam as atividades, identificação de tecnologia de informação utilizadas e em quais processos, onde os dados são coletados, armazenados e acessados, política de auditoria interna, oportunidade de melhoria e benefícios e riscos e seus impactos no processo (ABPMP, 2013).
Vimos até aqui os aspectos da modelagem de processos de negócio, possibilitando a compreensão de que a utilização de todos os elementos da modelagem contribui de forma significativa para que haja um alinhamento facilitado entre todos os envolvidos no processo, independentemente do nível organizacional, pois o entendimento da notação se torna bastante facilitada.
O texto Gestão de processos de negócio: um estudo de caso da BPMN em uma empresa do setor moveleiro mostra a aplicação prática da notação em questão em três processos de negócios do setor específico e demonstra
as percepções dos indivíduos com relação à utilização dos modelos da BPM. Com essa leitura é possível perceber a importância do BPMN e como aplicá-lo de forma efetiva.
TESSARI, R. Gestão de processos de negócio: um estudo de caso da BPMN em uma empresa do setor moveleiro. Dissertação (Mestrado em Administração) – Universidade de Caxias do Sul, Caxias do Sul, 2008.